Rechtliche Rahmenbedingungen für die Nutzung der strukturierten Langzeitarchivierung nach §257 HGB
Diese Nutzungsbedingungen regeln das Vertragsverhältnis zwischen der b.i.b.l.e.s.p.i.r.a.l. GmbH (nachfolgend "Anbieter") und dem Nutzer (nachfolgend "Kunde") für die Nutzung der cloudbasierten Dokumentenarchivierungsplattform. Gegenstand des Vertrags ist die Bereitstellung von Speicherkapazitäten, Indexierungsdiensten und Retrieval-Funktionen für geschäftliche Dokumente, die den Aufbewahrungspflichten gemäß §257 Abs. 1 HGB unterliegen.
Die Plattform dient ausschließlich der revisionssicheren Archivierung von Handelsbriefen, Buchungsbelegen, Inventaren, Jahresabschlüssen und sonstigen kaufmännischen Unterlagen. Eine Nutzung für private Zwecke oder für Dokumente ohne Bezug zu handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten ist ausgeschlossen.
Der Kunde ist verpflichtet, die Dokumente vor der Übertragung auf die Plattform nach Dokumententyp, Aufbewahrungsfrist und Relevanz für die handelsrechtliche Prüfung zu klassifizieren. Die Klassifizierung muss den Vorgaben der GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) entsprechen.
Der Anbieter stellt eine mandantenfähige Archivierungsplattform mit folgenden Kernfunktionen bereit:
Die durchschnittliche Verfügbarkeit der Plattform beträgt 99,5 Prozent pro Kalenderjahr. Wartungsfenster werden mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigt. Von der Verfügbarkeitsgarantie ausgenommen sind Ausfälle aufgrund höherer Gewalt, behördlicher Anordnungen oder von Dritten verursachter Störungen der Datenleitungen.
Der Anbieter haftet für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden, die auf vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten des Anbieters oder seiner Erfüllungsgehilfen beruhen, nach den gesetzlichen Bestimmungen.
Für einfache Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur, soweit eine wesentliche Vertragspflicht (Kardinalpflicht) verletzt wird. Die Haftung ist in diesem Fall auf den typischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Die Haftung für Datenverlust ist auf die Wiederherstellung der Daten aus den vom Kunden bereitgestellten Backups beschränkt, sofern der Kunde ein solches Backup vorgehalten hat.
Der Kunde ist verpflichtet, eigene Sicherungskopien seiner Dokumente außerhalb der Plattform zu erstellen. Der Anbieter übernimmt keine Haftung für Schäden, die durch die Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen durch den Kunden entstehen.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Dokumentenarchivierung erfolgt ausschließlich auf Grundlage der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der DSGVO und des BDSG. Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten nur im Auftrag des Kunden und hat mit diesem einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.
Alle archivierten Dokumente werden während der Übertragung (TLS 1.3) und im Ruhezustand (AES-256) verschlüsselt. Die Serverstandorte befinden sich ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Bundesrepublik Deutschland. Zugriffe auf das Archiv werden protokolliert und sind für den Kunden jederzeit einsehbar.
Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und kann von beiden Parteien mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden. Nach Kündigung stellt der Anbieter dem Kunden einen vollständigen Export aller archivierten Dokumente im PDF/A-Format zur Verfügung. Die Exportbereitstellung erfolgt innerhalb von 14 Kalendertagen nach Kündigung.
Der Anbieter ist berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund fristlos zu kündigen, wenn der Kunde gegen wesentliche Vertragspflichten verstößt, insbesondere bei der Nutzung der Plattform für rechtswidrige Zwecke oder bei Verletzung der Zugriffssicherheit. Nach Vertragsbeendigung werden alle Kundendaten nach Ablauf einer 30-tägigen Sperrfrist endgültig gelöscht.
Der Anbieter behält sich vor, diese Nutzungsbedingungen mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit dies aufgrund gesetzlicher oder regulatorischer Anforderungen erforderlich ist oder die Änderungen für den Kunden zumutbar sind. Wesentliche Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten per E-Mail mitgeteilt.
Widerspricht der Kunde den geänderten Bedingungen nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Mitteilung, gelten die Änderungen als angenommen. Der Anbieter wird den Kunden in der Mitteilung auf diese Widerspruchsmöglichkeit und die Rechtsfolgen hinweisen.
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Erfüllungsort und ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist der Sitz des Anbieters, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt eine wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.
Für Fragen zu diesen Nutzungsbedingungen wenden Sie sich an: info@biblespiral.com oder telefonisch unter 06761 496 7106. Schriftliche Mitteilungen richten Sie an: b.i.b.l.e.s.p.i.r.a.l. GmbH, Emine-Westphal-Straße 5/3.