Hash-basierte Prüfsummen und revisionssichere Speicherung aller Handelsbriefe und Buchungsbelege.
Auditierte Referenzen zur Archivlogistik nach §257 HGB
Hash-basierte Prüfsummen und revisionssichere Speicherung aller Handelsbriefe und Buchungsbelege.
Vollständige Indexierung und Unveränderbarkeit der Archivdaten über den gesamten Aufbewahrungszeitraum.
Automatische Klassifizierung von Frachtpapieren und Lieferscheinen mit termingerechter Löschung nach Fristablauf.
Implementierung eines modularen Dokumentenmanagementsystems mit Vier-Augen-Prinzip und Zugriffsprotokollen.
Blockchain-basierte Nachweisketten und regelmäßige Revisionsläufe zur Sicherung der Beweiskraft.
Erfüllung der Anforderungen aus §257 HGB an Speicherung, Indexierung und Wiederauffindbarkeit von Dokumenten.
Praktische Bewertungen unserer Kunden aus der Dokumentenverwaltung und Compliance-Prüfung
Leiter Dokumentenlogistik, Spedition Maas
„Die Umstellung auf das strukturierte Archivsystem hat unsere Prüfungsdurchlaufzeit um 35 % reduziert. Die Indexierung der Handelsbriefe erfolgt nun vollständig automatisiert und revisionssicher.“
Compliance-Beauftragter, Kontraktlogistik Nord
„Besonders überzeugt hat die Nachweiskette über Hash-basierte Prüfsummen. Bei der letzten Betriebsprüfung wurden alle Archivdaten als vollständig und unverändert anerkannt.“
Prozessmanagerin, Logistikzentrum Rhein-Main
„Die automatische Klassifizierung von Frachtpapieren und Lieferscheinen spart uns pro Monat rund 120 Arbeitsstunden. Die termingerechte Löschung nach Fristablauf ist vollständig protokolliert.“
Geschäftsführer, Brix Spedition GmbH
„Nach der Implementierung des Retentionsmanagements konnten wir die Archivierungsdurchlaufzeit um 40 % senken. Die Schnittstelle zu unserem bestehenden DMS war innerhalb von drei Wochen produktiv.“
Leiterin Rechnungswesen, Transportlogistik Süd
„Die regelmäßigen Revisionsläufe und das Vier-Augen-Prinzip bei Zugriffsprotokollen geben uns die nötige Sicherheit für die Langzeitspeicherung. Die Beweiskraft der archivierten Belege ist jederzeit nachvollziehbar.“
IT-Leiter, Nordsee Logistik KG
„Die Plattform skaliert linear mit unserem Dokumentenwachstum von rund 80.000 Belegen pro Monat. Die Hash-basierte Integritätsprüfung läuft ohne messbare Performance-Einbußen.“
Strukturierte Dokumentenlogistik und Compliance nach §257 HGB – ohne Medienbrüche.
Unser System erfasst Handelsbriefe, Buchungsbelege und Frachtpapiere ab dem ersten Scan mit kryptografischen Prüfsummen. Die Indexierung erfolgt nach Dokumententyp, Datum und Absender – direkt abgestimmt auf die sechsjährige Aufbewahrungsfrist des §257 HGB. Eine nachträgliche Manipulation wird durch Hash-basierte Nachweisketten ausgeschlossen.
Statt manueller Sortierung extrahiert die Plattform relevante Metadaten aus Frachtbriefen, Lieferscheinen und Rechnungen. Die Klassifizierung folgt den GoBD-Kriterien für Belegarten und Aufbewahrungsdauern. Dadurch reduzieren sich Durchlaufzeiten in der Dokumentenkette um bis zu 40 Prozent – gemessen in Pilotprojekten der Kontraktlogistik.
Jeder Mandant erhält einen logisch getrennten Archivbereich mit rollenbasierten Lese- und Schreibrechten. Vier-Augen-Prinzipien für Löschvorgänge und Exporte sind standardmäßig aktiviert. Die Audit-Trails protokollieren jeden Zugriff auf Dokumentenebene – Prüfungen durch Wirtschaftsprüfer oder Betriebsprüfer werden damit vorbereitet.
Die Architektur setzt auf offene Formate (PDF/A-3, TIFF, XML) und standardisierte Schnittstellen (CMIS, REST). Ein Wechsel des Speicheranbieters oder die Migration in ein hauseigenes DMS ist jederzeit möglich. Vertraglich garantierte Datenportabilität und regelmäßige Wiederherstellungstests gehören zum Serviceumfang.
Referenzkunden aus der Speditions- und Kontraktlogistik bestätigen die Konformität mit §257 HGB und den GoBD. Die Plattform wurde durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft auf ihre Archivierungs- und Löschprozesse geprüft. Prüfberichte liegen vor und werden auf Anfrage zur Verfügung gestellt.